Pourquoi maintenir une organisation documentaire optimale ?

Organisation documentaire Optimale

La législation évolue à marche forcée en matière d’archivage et de gestion documentaire en France. De nombreux textes ont récemment modifié la réglementation et les obligations légales à destination des structures professionnelles. Parmi les évolutions récentes à prendre en compte absolument, nous pouvons notamment citer :

  • La loi du 13 mars 2000 qui concerne la signature électronique, les nouvelles technologies et les usages qui permettent de générer une preuve. Cette loi a permis de poser le principe selon lequel les documents numériques ont la même valeur juridique que les documents en format papier.
  • Cette loi est complétée par deux articles du Code Civil, les articles 1366 et 1367. Ces articles spécifient que la personne physique ou morale qui produit un document doit être clairement identifiée. Ils précisent également qu’il est possible d’apposer une signature dite « électronique » si le signataire utilise un processus d’identification comportant toutes ses données. Pour ce faire, il faut souscrire à un Certificat Électronique1 via une entreprise agréée par L’État.
  • Ces articles sont complétés par l’article 1379 du Code Civil qui énonce qu’une copie peut être considérée comme une preuve au même titre que le document original. Pour ce faire, cette copie doit respecter deux conditions : Elle doit être une copie fidèle produite par des procédés de numérisation qui préservent la vocation probatoire de l’original et elle doit être conservée dans un système d’archivage électronique à vocation probatoire répondant à la norme NF Z42-013.
  • L’article L211-1 du Code du Patrimoine définit ce que sont les archives, en intégrant la notion de « support » qui laisse un éventail large d’archives possibles – papier, numérique, données, objet, document audio, etc. Par ailleurs, l’article L211-2-1 précise le rôle du Conseil Supérieur des Archives qui peut influencer les dispositions et les décisions en matière de gestion des archives publiques et privées.
  • L’ordonnance du 26 juin 2014 fixe un calendrier précis de passage obligatoire à la facturation électronique. Les dates dépendent du statut juridique et de la taille de l’entreprise : les entités publiques et les entreprises de plus de 5 000 salariés doivent le faire depuis le 1er janvier 2017, mais ce délai est fixé au 1er janvier 2020 pour les autos-entrepreneurs.

Ce contexte réglementaire permet de mieux appréhender les enjeux liés à la gestion documentaire où des lois et normes professionnelles encadrent strictement les pratiques.
Avant de découvrir les avantages qu’une entreprise gagne en adoptant une solution professionnelle d’archivage et de gestion des documents, il convient d’évoquer les 6 erreurs à éviter absolument pour ne pas avoir des soucis d’organisations.

1- Laisser un accès trop libre et trop ouvert au système d’archivage de votre entreprise

Il faut bien faire attention à ce que tous les documents sociaux (relatifs aux contrats de travail et aux fiches de paie), les documents commerciaux (liés aux factures et prestations) et les documents fiscaux (relevant des avis d’imposition divers et variés) ne se divulguent pas largement à l’ensemble de vos salariés et collaborateurs. Vous devez opter pour des solutions qui vous garantissent contre une ouverture totale des données de l’entreprise. Cela peut se faire en segmentant les accès en fonction du poste occupé et/ou du service concerné. Vous devez également veiller à ce que les salariés et collaborateurs ne disposent pas de droit de modification ou de suppression sur les documents concernés afin d’éviter des pertes dommageables.

2- Laisser un accès trop restreint au système d’archivage de l’entreprise

L’étude réalisée en 2016 par le cabinet GS 1 France, montre que les principaux bénéfices recherchés par la numérisation des documents d’une entreprise ou d’une entité publique restent l’amélioration de la productivité, la réduction des délais de traitement et la fluidité accrue des processus professionnels. Il faut donc veiller à ne pas être dans l’excès inverse du point précédent en réduisant drastiquement les accès aux documents. Vous risquez de perdre beaucoup de temps à autoriser, au compte-gouttes, l’accès à chaque document en fonction des demandes de vos collaborateurs. Vous devez donc choisir une voie médiane où la gestion documentaire vous permet d’améliorer votre productivité tout en assurant une protection juridique en interne et en externe.

Maintenir une organisation documentaire optimale

3- Ne pas être au courant des réglementations en vigueur

Le traitement documentaire suppose une veille réglementaire précise et rigoureuse. Il convient de bien prendre en compte les notions d’archives, de signature électronique, de valeur probatoire (la preuve que le document a été bien signé par le bon signataire). Ainsi, des articles de loi se trouvent dans le Code Civil, le Code du Commerce et le Code du Patrimoine, ce qui suppose d’avoir une réelle expertise en la matière.

4- Ne pas faire attention aux dates de conservations légales

Les durées de conservation légales diffèrent d’un document à un autre. Il convient donc d’avoir un suivi particulier pour éviter de se débarrasser de documents que l’on doit conserver plus longtemps que prévu. Les délais peuvent aller d’une année pour la gestion des plannings des salariés à 30 ans pour les acquisitions immobilières. En règle générale et par principe de prudence, il est préférable de conserver les documents plus longtemps que les durées légales. Par ailleurs, certains partenaires ou salariés peuvent perdre ces documents dont vous leur aviez donné une copie et il est donc nécessaire de disposer des originaux à ce moment-là.

5- Ne pas définir qui s’occupe de l’archivage

Dernière erreur à éviter : ne pas intégrer l’archivage et la gestion documentaire au sein de l’organigramme de l’entité publique ou privée. La gestion et la maîtrise du patrimoine documentaire sont des missions à part entières dans la vie professionnelle et celle-ci doit être gérée par des personnes identifiées et identifiables. En règle générale, il est préférable de désigner des collaborateurs ayant de hautes responsabilités dans l’entreprise et disposant d’une forte capacité de discrétion. Certains entrepreneurs intègrent cette mission à leur service « Ressources Humaines » en lien avec le service « Comptabilité ».

6- Détruire sans distinction tous ses documents papiers

Avant d’entamer une procédure massive de destruction des documents en format papier pour ne conserver que les documents numériques, il convient de prendre en compte certains éléments primordiaux. Afin d’éviter des risques juridiques problématiques, il vaut mieux se débarrasser des documents en format papier avec discernement. Il ne s’agit pas de gagner de l’espace pour en gagner. Dans ce contexte, il vaut mieux se faire accompagner par des spécialistes qui sauront comment il convient de procéder en fonction de la valeur des documents présentés.
Une fois ces 6 erreurs évitées, l’entité publique ou privée peut bâtir une organisation documentaire stable et sécurisée. Néanmoins, cela n’est pas toujours suffisant et certaines entreprises préfèrent recourir à des spécialistes externes qui vont s’occuper du traitement documentaire, de l’optimisation des pratiques de travail et de la sécurité juridique.
Expert reconnu du secteur depuis plus de 40 ans, la société LOCARCHIVES accompagne de nombreux acteurs publics et privés dans leurs opérations d’archivage, de traitement, de gestion documentaire et de mise à jour réglementaire. Disposant d’une équipe qualifiée et d’un suivi personnalisé et individualisé, toutes vos problématiques documentaires seront prises en charge tout en les intégrant dans vos pratiques de travail. La société LOCARCHIVES aide les entités professionnelles à améliorer leur productivité grâce à une meilleure organisation du patrimoine documentaire.

Adrien Drocourt

Adrien Drocourt

Passionné par l'actualité du monde de la Finance et de l'Immobilier, j'adore prendre la plume ou le clavier pour traiter des dernières News de ces thématiques.
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